В широком смысле база дата (БД) - это совокупность данных о конкретных объектах реального мира в определенной предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и автоматизации.

БД создают, если есть необходимость регулярно обрабатывать большие объемы однородной информации: учет кадров учебного заведения, учреждения или. Предприятия; списки учащихся, абитуриентов или студентов с их оценками и анкетными данными; реестры избирателей; библиотечные каталоги; словари, разнообразные справочники: расписания движения различных видов транспорта: каталоги товаров; личные записные книжки и т.п..

Работа с БД состоит из следующих этапов:
1) создание структуры БД;
2) ввод данных:
3) изменение структуры и данных;
4) отыскания информации в БД;
5) оформление отчетов.

Работу с базами данных обеспечивают системы управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации. Современными системами являются: dBase-системы, FoxPro, Access и in.

В качестве примера для ознакомления с простыми возможностями баз данных и СУБД рассмотрим работу с программой Microsoft Access, которая является составной время пеной пакета Microsoft Office.

MS Access база данных - это файл, содержащий данные в виде одного или нескольких таблиц. Кроме таблиц, в файле БД могут быть следующие объекты: формы, запросы, отчеты, макросы, модули.

Таблицы БД состоят из строк (записей) и столбцов (полей).

Запись содержит информацию об одном элемент БД: одного человека, книгу, продукцию, рейс подобное. Он состоит из полей, которые формируют структуру записи. Структура записи фактически определяет 'структуру таблицы и всей БД, если в ней есть одна таблица.

Поле - это минимальная (но важная) порция информации в записи, над которой определены операции ввода, вывода преобразования подобное. Оно имеет имя, значение, характеризуется типом и рядом дополнительных свойств.
Названия полям дает пользователь, названия типов стандартные, а значения полей вытекают из содержания конкретной задачи.

Следовательно, структура таблицы - это структура записи, т.е. совокупность названий полей, их типов и свойств, определенных пользователем при анализе конкретной задачи. Структура определяет последовательность расположения данных в записи па физическом носителе и вид данных на экране.